ဒစ်ဂျစ်တယ်ဖိုင်များများအတွက်စီမံခန့်ခွဲမှုအကြောင်းသိကောင်းစရာများ File
အပြင် ပြည်တွင်းဖြစ်စာရွက်စာတမ်းများသိုလှောင် ပိုပိုပြီးစီးပွားရေးလုပ်ငန်းများအသုံးပြုနေသည် Desktop, Laptop သို့မဟုတ်မိုဘိုင်းကိရိယာများအပေါ် မိုဃ်းတိမ်ကို အခြေခံစီးပွားရေးလုပ်ငန်း applications များနှင့်ဖိုင်သိုလှောင်မှုသည်။ (ကြည့်ရှုပါ cloud computing အသေးစားစီးပွားရေးလုပ်ငန်းများများအတွက်စံပြအဘယျကွောငျ့ နှင့် cloud computing ၏ 5 အားနည်းချက်များ။ )
နောက်ထပ်သိုလှောင်မှုပြဿနာရှုပ်ထွေးများအကြားစာရွက်စာတမ်းများမျှဝေဖို့အများကြီးစီးပွားရေးလုပ်ငန်းတွေအတွက်လိုအပ်ချက်တစ်ခုဖြစ်သည် န်ထမ်း ။
ရုံးခန်းအတွင်းဒီပုံမှန်အားဖြင့်ဖိုင်တစ်ခုသို့မဟုတ် server network ကိုပူးတွဲသိုလှောင်ရေးကိရိယာ (NAS) ကို အသုံးပြု. ကုန်ပြီ။ shared မိုဘိုင်း access ကိုမလိုအပ်လျှင်, စာရွက်စာတမ်းများ, မိုဃ်းတိမ်၌သိုလှောင်ထားနှင့် Access ခွင့်ပြုချက်တာဝန်ပေးဖို့အားဖြင့်မျှဝေနိုင်ပါသည်။ ဤအမှုအလုံးစုံ၏ရလဒ်သည်မိုဃ်းတိမ်ထဲမှာသိမ်းထားတဲ့ပုဂ္ဂိုလ်တစ်ဦးရဲ့စာရွက်စာတမ်းများအချို့နှင့်ပြည်တွင်းတွင်အချို့ကိုသာတစ်နေရာတည်းသို့မဟုတ်အခြားထဲမှာသိမ်းထားတဲ့ပင်တစ်ဦးချင်းစီစာရွက်စာတမ်းများနှင့်အတူဖိုင်တစ်ဖိုင်စီမံခန့်ခွဲမှုအိပ်မက်ဆိုးနိုင်ပါတယ်။
အဖွဲ့အစည်းကအီလက်ထရောနစ်ဖိုင်မှတ်တမ်းစီမံခန့်ခွဲမှုဖို့ Key ကိုဖြစ်ပါတယ်
နေရာတိုင်းမှာစာရွက်စာတမ်းများကြောင့်စနစ်တကျနဲ့ကို up-to-date ဖြစ်အောင်သူတို့ကိုစောင့်ရှောက်ရန်အရေးကြီးသည်သိမ်းဆည်းထားသည်။ အဆိုပါ ရည်မှန်းချက် အီလက်ထရောနစ်ဖိုင်ကိုစီမံခန့်ခွဲမှု၏သငျသညျ၎င်းငျး၏ဖန်တီးမှုပြီးနောက်နှစ်ပေါင်းရှာနေလျှင်ပင်, သင်ရှာနေတာကိုရှာဖွေနိုင်သည်ကိုသေချာစေရန်ဖြစ်ပါသည်။
အများစုမှာစီးပွားရေးလုပ်ငန်းရှေးရှေးတစ်ကြိမ်သို့မဟုတ်တစ်ရှိခြင်း၏ရှက်စရာအနေအထားဖြစ်သည်အခြားမှာရှိ ဖောက်သည် ခေါ်ဆိုခများနှင့်လျင်မြန်စွာသက်ဆိုင်ရာနေရာချထားပေးနိုင်ဖြစ်ခြင်းမဟုတ် ငွေတောင်းခံလွှာ များသို့မဟုတ်အခြားအရေးကြီးသောဖောက်သည်စာရွက်စာတမ်းများ။
အညီအမျှနှောင့်အယှက်ပတ်လည်ရှာဖွေနေတာဖြစ်ပါတယ် နှစ်ကုန် သည့်အဘို့အကုမ္ပဏီအကောင့်နှငျ့ပတျသကျသောစာရွက်စာတမ်းများကိုရှာဖွေဖို့ကြိုးစားနေ စာရင်းကိုင် သို့မဟုတ်ပင်ပိုမိုဆိုးရွားသည် taxman ။
ဒစ်ဂျစ်တယ်စာရွက်စာတမ်းလျော်သောအဖွဲ့အစည်းကတစ်ဦး shared ပတ်ဝန်းကျင်တွင်အထူးသဖြင့်အရေးကြီးသည် - သင့်န်ထမ်းများ၏တဦးတည်းပျက်ကွက်လျှင်သင်အလွယ်တကူကြောင့်လူတစ်ဦးအသုံးပြုနေသူများကဖန်တီးသို့မဟုတ်စီမံခန့်ခွဲမည်သည့်စာရွက်စာတမ်းများနေရာချထားပေးနိုင်ရပါမည် (ယာယီသို့မဟုတ်အမြဲတမ်း!) ။
(disgruntled, ထွက်ခွာနှင့်အတူဒေတာကိစ္စများ၏အလားအလာဆုံးရှုံးမှုသတိပြုပါ န်ထမ်း သင့်ရဲ့စီးပွားရေးလုပ်ငန်း data တွေကိုကာကွယ်စောင့်ရှောက်ဖို့တစျခုထက်ပိုအကြောင်းပြချက်ဖြစ်ပါတယ်။ ကြည့်ရှုပါ က Business ဒေတာများကိုကာကွယ်စောင့်ရှောက်ရေး၏ 6 စည်းကမ်းများ ) ။
ဤရွေ့ကားဖိုင်ကိုစီမံခန့်ခွဲမှုဆိုင်ရာအကြံပြုချက်များကိုသင်လက်လှမ်းသင်၏ဖိုင်များကိုစောင့်ရှောက်ကူညီပေးပါမည်:
1. အစီအစဉ်ကိုဖိုင်တွေအဘို့ကို default installation ကိုဖိုလ်ဒါကိုသုံးပါ။
လျှောက်လွှာအစီအစဉ်များကို install အခါက default ဖိုင်တည်နေရာများကိုအသုံးပြုပါ။ > Program Files directory ကို - ကို Windows လက်အောက်တွင်စည်းဝေးကြီးတစ်ခုကိုလျှောက်လွှာ program ကဖိုင် (Drive ကိုပေးစာ) အရနေထိုင်ကြသည်။ တခြားနေရာ applications များ Installing ရှုပ်ထွေးခြင်းနှင့်မလိုအပ်သောဖြစ်ပါတယ်။
အားလုံးစာရွက်စာတမ်းများအဘို့ 2. တစ်ခုတည်းသောနေရာ။
တစ်ခုတည်း "အမြစ်" folder ကိုအောက်၌ရှိသမျှသောစာရွက်စာတမ်းများချထားပါ။ တစ်ဦးကို Windows ပတ်ဝန်းကျင်တွင်တစ်ခုတည်းအသုံးပြုသူများအတွက် default အနေနဲ့တည်နေရာ My Documents ဖိုင်တွဲဖြစ်ပါတယ်။
ဖိုင်တစ်ဖိုင်ခွဲဝေမှုပတ်ဝန်းကျင်၌တူညီသောလုပ်ဖို့ကြိုးစားကြတယ်။ (ဥပမာ "Shared စာရွက်စာတမ်းများ" ဟုခေါ်) တစ်ခုတည်းအမြစ် folder ကိုဖန်တီးပါနှင့်အမြစ်ဖိုင်တွဲအတွင်း၌ခွဲဖိုလ်ဒါထဲမှာအားလုံးစာရွက်စာတမ်းများသိုလှောင်။ အားလုံးအီလက်ထရောနစ်စာရွက်စာတမ်းများအဘို့တစ်ခုတည်းတည်နေရာရှိခြင်းကြောင့်ပိုမိုလွယ်ကူမှုအရာတို့ကိုရှာတွေ့ဖို့နဲ့ Backup တွေကိုနှင့်မော်ကွန်းတိုက် run ဖို့စေသည်။
3. တစ်ယုတ္တိအဆင့်ဆင့်အတွက်ဖိုလ်ဒါကိုဖန်တီးပါ။
ဤရွေ့ကားဤမျှလောက်စကားပြောဆိုရန်သင့်ကွန်ပျူတာ၏ပုံစံတင်ပို့ရန်ဝန်ကြီးအဖွဲ့ရဲ့အံဆွဲဖြစ်ကြသည်။ သင့်ရဲ့ဖိုလ်ဒါအမည် ရှင်းလင်း. ဘာသာစကားသုံးတတ်၏ သငျသညျအနာဂတျမှာဖိုင်တွဲများ၏ဤစာရင်းကိုကြည့်ခံရဖို့လိုခငျြနှင့်အဘယ်သို့ဆိုင် "TFK" သို့မဟုတ်အခြားအဘာပဲစိတ်ဝင်စားဖို့အတိုကောက်သငျသညျနည်းလမ်းများတီထွင်အံ့သြပါဘူး။
ဖိုလ်ဒါအတွင်း 4. သိုက်ဖိုလ်ဒါ။
လိုအပ်ပေါ်ပေါက်အဖြစ်ကဤအဓိကဖိုလ်ဒါအတွင်းရှိအခြားဖိုလ်ဒါကိုဖန်တီးပါ။ ဥပမာ, "ဟုခေါ်နေတဲ့ folder ကို ငွေတောင်းခံလွှာ " "2018", "2017" နှင့် "2016" ဟုခေါ်ဖိုလ်ဒါဆံ့ပေလိမ့်မည်။ တစ်ဘို့အမည်ရှိ folder ကို client ကို ဖိုင်တွဲ "ဖောက်သည်ဒေတာ" နဲ့ "စာပေးစာယူ" တို့ပါဝင်သည်ပေလိမ့်မည်။ အဆိုပါရည်မှန်းချက်မဟုတ်ဘဲစာရင်းမိဘမဲ့ဖိုင်တွေကိုတစည်းရှိခြင်းထက် folder ထဲမှာရှိသမျှဖိုင်ရှိသည်ဖို့ဖြစ်ပါတယ်။
သို့သော်ရှုပ်ထွေးသော, နက်နက်ရှိုင်းရှိုင်း-အလွှာဖိုင်တွဲအဆောက်အဦများဖန်တီးမထားပါနဲ့။ တတ်နိုင်သမျှအစားဖော်ပြရန်ဖိုင်အမည်များကိုအသုံးပြုပါ။
5. စည်းဝေးကြီးများနာမည်ဖိုင်ကိုလိုက်နာပါ။
(ထိုကဲ့သို့သော Unix ကဲ့သို့သော) တချို့က operating system မြားဖိုင်သို့မဟုတ်ဖိုင်တွဲအမည်များအတွက်နေရာများခွင့်ပြုပါ, ဒါကြောင့်သင့်ရဲ့ကွန်ပျူတာပတ်ဝန်းကျင်ရောထွေးပါလျှင်ဒီကိုရှောင်ကြဉ်ကြပါဘူး။ အဲဒီအစားတစ်ဦးကိုအနားသတ်မျဉ်းအဖြစ် underscores ကိုသုံးပါ (ဥပမာ Doe_John_Proposal.doc ။ ) ထိုကဲ့သို့သော / အဖြစ်အခြားဇာတ်ကောင်? <> \: * | "^ လည်း Windows OS အောက်တွင်ပြုလုပ်ဖိုင်သို့မဟုတ်ဖိုင်တွဲအမည်များအတွက်အားပိတ်ပင်တားမြစ်သည်။
လွယ်ကူသောဖော်ထုတ်ခြင်းနှင့်ပြန်လည်ရယူခြင်းများအတွက်ဖော်ပြရန်ဖိုင်အမည်များကိုသုံးပါပေမယ့်ဝန်ကိုထုတ်မသွားဘူး - ဖိုင် / လမ်းကြောင်းကိုအမည်များကိုလည်ပတ်မှုစနစ်များအကြားကွဲပြားခြားနားထားတဲ့အရှည်ကန့်သတ်ရှိသည်။ Windows OS အောက်တွင်ပြုလုပ်ဖိုင်တစ်ခု (ဥပမာ drive ကိုစာတစ်စောင် + ဖိုင်တွဲအမည်များ + အမည်ဖြင့် file) အတွက်အများဆုံးအပြည့်အဝလမ်းကြောင်းအရှည် 260 ဇာတ်ကောင်ဖြစ်ပါတယ်။ ကော်ပိုရေးရှင်းများအတွက်ဇန်နဝါရီလသို့မဟုတ်ကော်ပိုရေးရှင်းများအတွက်ထိုကဲ့သို့သောဇန်နဝါရီအဖြစ်ဘုံအတိုကောက်တတ်နိုင်သမျှ, ကိုသုံးပါ။
6. သတ်သတ်မှတ်မှတ်ရှိကြလော့။
အီလက်ထရောနစ်ဖိုင်တွေယုတ္တိပေးပါတိကျတဲ့အမည်များနှင့်ဖြစ်နိုင်လျှင်ဖိုင်အမည်များအတွက်ရက်စွဲများပါဝင်သည်။ ဖိုင်တွေနာမည်အခါရည်မှန်းချက်ဖိုင်ကိုဖွင့်ပါနှင့်ကြည့်ရှုရန်မလိုဘဲနှင့်ပတ်သက်ပြီးကဘာလဲဆိုတာပြောပြနိုင်စေဖို့ဖြစ်ပါတယ်။ စာရွက်စာတမ်းငွေပေးချေမှုရက်ကျော်နေပြီကြောင်းသူ့ကိုသတိပေးဖောက်သည်တစ်ဦးမှတစ်ဦးစာတစ်စောင်လျှင်ဒီတော့ "overdue_20180115" နဲ့တူတစ်ခုခုကြောင့်မခေါ်; အစား "အက္ခရာ" ကဲ့သို့တစ်စုံတစ်ခုထက်။ သင်ဘယ်လိုစာကမဖွင့်စရာမလိုဘဲမှသူသည်သိကြလိမ့်မည်နည်း
သငျသညျကနေတစ်ဆင့်ဖိုင်တွေမျှဝေနေတယ်ဆိုရင် အီးမေးလ်က သို့မဟုတ်ခရီးဆောင်ပစ္စည်းတွေသင်သည်ဖိုင်အမည်ကိုရှိသည်ဖို့လိုပေမည်ဖိုင်တွဲအချက်အလက်များကိုမျှဝေဖိုင်နှင့်အတူပါဝင်ကြမည်မဟုတ်ပါကတည်းကပိုမိုတိကျတဲ့သတင်းအချက်အလက်တွေပါဝင်သည်။ ဥပမာအားဖြင့်, သင့်စာရွက်စာတမ်း, My Documents ထဲမှာနေထိုင်ပါလျှင်ဖောက်သည် \ 2017 \ ငွေတောင်းခံလွှာ \ \ Doe_John_20180416.doc နှင့်ဖိုင်အားလုံးလက်ခံသူကိုမြင်ရပါလိမ့်မယ် shared သို့မဟုတ်မေးလ်ပို့ပေးသော Doe_John_20170416.doc သည်နှင့်ဖိုင်ကိုဖောက်သည်တစ်ဦးဖြစ်တယ်ဆိုတာပြောပြနိုင်လိမ့်မည်မဟုတ်ပါ ဒါကြောင့်ဖွင့်လှစ်ခြင်းမရှိဘဲငွေတောင်းခံလွှာ။
သငျသညျကိုသှားအဖြစ် 7. ဖိုင်မှတ်တမ်း။
ဖို့အကောင်းဆုံးအချိန် file သင်ပထမဦးဆုံးကဖန်တီးတဲ့အခါစာရွက်စာတမ်းဖြစ်ပါတယ်။ ဒီတော့သူကပထမဦးဆုံးဌာန၌လက်ျာရာဌာန၌ချပြီး, သင့်စာရွက်စာတမ်းအဖြစ်အမည်ဖြင့် file မှ dialogue box ပေါ်လာ "Save As ကို" ကိုအသုံးပြုခြင်း၏အလေ့အထရ။
8. သင့်ရဲ့အဆင်ပြေဘို့သင့်ဖိုင်တွေမှာ။
သငျသညျအများကြီးအသုံးပြုဖိုလ်ဒါသို့မဟုတ်ဖိုင်များကိုရှိပါတယ် အကယ်. တစ်ဦးနှင့်အတူသူတို့ကိုအမည်ပြောင်းအားဖြင့်ဖိုင်စာရင်း၏ထိပ်ဆုံးမှသူတို့ကိုအတင်း! ဒါမှမဟုတ်ဖိုင်နာမည်ရဲ့အစအဦးမှာတစ်ဦး AA ကို။
9. မှန်မှန်သင်၏ဖိုင်များကို Cull ။
တခါတရံအဘယျသို့ဟောင်းရဲ့အထက် "ငွေတောင်းခံလွှာ" အမည်ရှိဖိုလ်ဒါများ၏ဥပမာထဲမှာအဖြစ်သိသာသည်။ မဖွင့်လျှင်, အဟောင်းကိုဖိုင်တွေထွက်ရှင်းလင်းရေးအားဖြင့် uncluttered သင့်ရဲ့ဖိုင်တွဲများစောင့်ရှောက်လော့။
သင်ပြန်ဖိုင်လိုအပ်ပါတယ်ဘယ်တော့မှလိမ့်မည်ဟုလုံးဝမတယောများမှာမဟုတ်လျှင်စီးပွားရေးလုပ်ငန်းနှင့်ဆက်စပ်သောဖိုင်တွေဖျက်ပစ်မထားပါနဲ့။ အဲဒီအစား, သင်၏အမြစ်ဖိုလ်ဒါကိုအောက်မှာဖိုလ်ဒါသင့်ရဲ့အဓိကစုဆောင်းမှုအတွက်တစ်ဦး "ဟောငျး" ဟုခေါ်ဖိုင်တွဲသို့မဟုတ် "အလုပ်မလုပ်" ဖန်တီးနှင့်သင်သည်ထိုသူတို့ကိုဖြတ်ပြီးလာသောအခါသို့အဟောင်းဖိုင်တွေရွှေ့။
( ဘယ်လို Long ကသင်က CRA သို့မဟုတ် IRS ကိုများအတွက်စီးပွားရေး Records ကိုသိမ်းဆည်းထားပါရမညျလော သင်သည်သင်၏အခွန်တာဝန်ဝတ္တရားတွေ့ဆုံရန်စီးပွားရေးလုပ်ငန်းမှတ်တမ်းများကိုစောင့်ရှောက်ရကြမည်အဘယ်မျှကာလပတ်လုံးကရှင်းပြသည်။ )
ပုံမှန် Back ကိုသင်၏ဖိုင်များကိုဖွင့် 10. ။
သင်သည်အခြား drive ကိုပေါ်သို့သို့မဟုတ်တိပ်ပေါ်သို့သင်၏ဖိုင်များကိုကူးယူပါတယ်ပဲဖြစ်ဖြစ်, ကထူထောင်ပြီးပုံမှန်ပြန်ဖွင့် regimen နောက်လိုက်ဖို့အရေးကြီးပါတယ်။ ကြည့်ရှုပါ တဲ့အောင်မြင်သော Backup ကို System ကိုမှ 3 ခြေလှမ်းများ ။
ကောင်းသောဖိုင်မှတ်တမ်းစီမံခန့်ခွဲမှုကိုသင်စေချင်ဘယ်အရာကိုလြယ္ကူရှာဖွေခြင်းကို
အီလက်ထရောနစ်စာရွက်စာတမ်းများစီမံခန့်ခွဲသင့်ရဲ့စီးပွားရေးလုပ်ငန်းတစ်ခုခြုံငုံစာရွက်စာတမ်းစီမံခန့်ခွဲမှုနည်းဗျူဟာ၏အစိတ်အပိုင်းတစ်ရပ်ဖြစ်သင့်သည်။ တစ်ဦးကသင့်လျော်သော စာရွက်စာတမ်းကိုစီမံခန့်ခွဲမှုအစီအစဉ်ကို သိမ်းဆည်းခြင်း, ပြန်လည်ရယူခြင်း, Backup တွေကို, လုံခြုံရေးအပါအဝင်ကိုင်တွယ်စာရွက်စာတမ်းများအားလုံးရှုထောင့်, မြားပါဝငျသငျ့သညျ။
ရှာဖွေရေး function ကိုတစ်အံ့သြဖွယ်အရာဖြစ်ပါသည်ဒါပေမယ့်တကဖိုင်တွဲသို့မဟုတ်ဖိုင်ကိုတိုက်ရိုက်မသွားနိုင်ဖြစ်ခြင်း၏လွယ်ကူခြင်းကိုက်ညီဘယ်တော့မှပါလိမ့်မယ်။ ကြီးမားတဲ့အားသာချက်ကသင်တို့အဘို့အရှာနေတာရှာဖွေတာမှကြွလာသောအခါ - သင်တသမတ်တည်းသောဤဖိုင်တွင်စီမံခန့်ခွဲမှုဆိုင်ရာအကြံပြုချက်များကိုလိုက်နာပါလျှင်သူကဖြစ်သင့်သည်အဘယ်မှာရှိ, တစ်ခုခုသည်အဘယ်မှာရှိသင်မသိသောလျှင်ပင်, သငျသညျကိုငါသိ၏။ ကောင်းသောဖိုင်ကိုစီမံခန့်ခွဲမှုအလေ့အကျင့်ကြလိမ့်မည် သင်၏စီးပွားရေးလုပ်ငန်းအချိန်နှင့်ပိုက်ဆံကယ်တင် ။